회식 총무 식당 고르기｜긴자 대관 잡는 순서

회식 총무의 실패는 능력이 아니라 순서의 문제에서 생깁니다. 올바른 순서는 날짜의 틀을 정한다, 가게를 임시로 잡는다, 참가자를 모은다, 인원을 확정한다의 네 단계입니다. 긴자 8초메의 Chura Shabu-tei처럼 대관 20~50명, 착석 45명인 가게라면 인원이 정해지기 전에도 상담부터 시작할 수 있습니다.

총무의 실패는 거의 순서의 착오에서 생깁니다

처음 총무를 맡은 사람의 상당수는 참가자 설문부터 시작합니다. 전원의 사정을 묻고, 다수결로 날짜를 정하고, 그다음에 가게를 찾습니다. 성실한 절차처럼 보이지만 이것이 가장 실패하기 쉽습니다.

이유는 단순합니다. 날짜가 정해질 무렵에는 그날 비어 있는 가게가 남아 있지 않기 때문입니다. 특히 20명을 넘는 대관은 대응할 수 있는 가게의 수 자체가 한정됩니다. 날짜를 먼저 굳히면 선택지는 일정 사정이 아니라 남은 자리 사정으로 정해져 버립니다.

올바른 순서는 이렇습니다. 먼저 총무가 후보일을 두세 개 정합니다. 다음으로 그 날짜로 가게에 빈자리를 묻고 임시로 잡습니다. 그런 뒤에 참가자에게 알립니다. 이 순서라면 공지한 날은 반드시 열 수 있습니다. 참가자 입장에서는 이미 정해진 모임에 나갈지 말지만 답하면 되므로 회신도 빨라집니다.

또 하나, 총무가 짊어지기 쉬운 것이 전원을 만족시키려는 발상입니다. 날짜도 가게도 요리도 전원의 희망에 맞추려 하면 언제까지나 정해지지 않습니다. 회식은 다수결로 만드는 것이 아니라 총무가 정하고 참가자가 올라타는 것입니다. 왜 그날, 그 가게로 정했는지를 한 줄 덧붙여 공지하면 반대는 거의 나오지 않습니다.

역산 일정으로 움직입니다

개최일에서 역산해 언제 무엇을 할지 정해 둡니다. 날수는 모임의 규모에 따라 앞뒤로 움직이지만 순서는 달라지지 않습니다.

타이밍	할 일	총무의 요점
기획 시작 시점	후보일을 2~3일 정합니다	참가자에게 묻지 않습니다. 결재자와 주인공의 사정만 먼저 확보합니다
후보일을 정한 직후	가게에 전화해 빈자리와 대관 가능 여부를 확인합니다	인원은 폭으로 전합니다. 예산과 모임의 성격도 함께 전합니다
임시로 잡은 뒤	참가자에게 공지, 회신 기한을 명시합니다	기한 후의 불참은 회비를 걷는다는 점을 적습니다
회신 기한 직후	인원을 가게에 연락하고 코스를 확정합니다	무제한 음료의 유무와 시간을 여기서 정합니다
개최 며칠 전	좌석 희망, 연출, 영수증 상호를 전합니다	케이크나 꽃다발이 있다면 이 시점에 상담합니다
전날	참가자에게 집합 장소와 시각을 다시 보냅니다	주소에 더해 가까운 역과 층수를 적습니다
당일	총무는 시작 15분 전에 도착합니다	좌석 순서와 회계 방법을 먼저 가게와 확인해 둡니다

이 표에서 가장 중요한 것은 두 번째 줄입니다. 후보일을 정한 직후에 전화합니다. 여기가 늦어지면 이후의 모든 것이 뒤로 밀립니다.

후보를 3곳으로 좁히는 평가 축

가게 후보는 얼마든지 낼 수 있지만 비교할 수 있는 수에는 한계가 있습니다. 세 곳으로 좁히기 위해 다음 네 가지 축으로 자릅니다.

1. 인원 상한이 충분한가

최대 예약 가능 인원을 봅니다. Chura Shabu-tei라면 착석 45명, 대관은 20~50명, 코스는 2~45명 대응입니다. 이 세 숫자가 나란히 있는 가게는 어디까지 대응할 수 있는지가 명확해서 상담하기 쉽습니다.

2. 예산이 목적과 맞는가

회비의 상한을 정한 뒤에 찾으면 요리의 질이 희생됩니다. 반대로 경험에서 정하면 회비가 뜁니다. 예산대가 10,000엔~14,999엔인 가게라면 1만 엔대 모임에 초점을 맞추기 쉽습니다.

3. 시간의 융통이 되는가

2시간 반 이상의 모임에 대응하는지. 영업시간과 라스트 오더는 언제인지. Chura Shabu-tei는 17:00~23:30, 음식 라스트 오더가 22:30, 음료가 23:00입니다. 시작이 늦어질 가능성이 있는 모임에서는 이 숫자가 판단 재료가 됩니다.

4. 위치가 참가자에게 편한가

도쿄도 주오구 긴자 8-5-21 가와바타 빌딩 신관 3F. 신바시역에서 도보 5분, 긴자역에서 도보 7분. 두 역을 쓸 수 있으면 집합도 해산도 분산됩니다. 참가자의 근무지가 흩어진 모임일수록 이 차이는 큽니다.

이 네 가지로 자르면 후보는 자연히 세 곳 이하가 됩니다. 남은 가게를 비교할 때 마지막으로 보는 것은 요리가 모임의 목적에 맞는지뿐입니다. 오키나와 브랜드 돼지고기 샤브샤브와 오키나와 요리라는 조합은 긴자 회식에서 자주 마주치는 것이 아닙니다. 같은 사람들이 1년에 몇 번씩 모이는 자리일수록 이 드묾이 힘을 발휘합니다.

예약이 확정된 뒤에 할 일

가게를 잡은 시점에 안심하는 총무가 많습니다. 그러나 당일의 질을 정하는 것은 확정 후의 마무리 쪽입니다.

코스 확정. 무제한 음료의 유무와 시간을 정합니다. 오키나와 안주 코스는 6,600엔(세금 포함), 90분 무제한 음료 포함으로 9,900엔(세금 포함), 150분 포함으로 11,000엔(세금 포함)입니다. 오키나와 돼지고기 엄선 3종 샤브샤브 코스는 9,350엔(세금 포함), 90분 포함으로 12,650엔(세금 포함), 150분 포함으로 13,750엔(세금 포함)입니다. 무제한 음료의 대상 품목은 예약할 때 확인합니다.

좌석 희망. 주인공이나 내빈의 위치, 처음 보는 사람이 섞이는지를 전합니다. 문이 있는 완전 개인실(2~6명)이 있으므로 별도 자리가 필요하면 일찍 상담합니다.

회계 방법. VISA, Master, JCB, AMEX, Diners 카드를 쓸 수 있습니다. 영수증의 상호와 단서 문구를 미리 전해 두면 마무리 인사와 나란히 회계를 진행할 수 있습니다.

연출 상담. 축하나 서프라이즈에 대응하며, 사전 전화로 케이크 준비(유료)나 반입이 가능합니다. 내는 타이밍까지 정해 둡니다.

자주 묻는 질문

인원이 확정되지 않아도 예약할 수 있나요

폭으로 전하면 상담할 수 있습니다. 최소와 최대를 제시하고 확정된 뒤에 다시 연락하는 형태가 현실적입니다. 연락처는 03-3573-5529입니다.

언제 예약하면 되나요

후보일이 정해진 직후입니다. 참가자의 답을 기다릴 필요는 없습니다. 특히 대관은 대응할 수 있는 가게가 한정되므로 이를수록 선택지가 남습니다.

취소나 변경 조건은 어떻게 되나요

조건은 인원이나 날짜에 따라 달라지므로 예약할 때 확인해 둡니다. 토요일을 희망하는 경우 완전 예약제이며 3일 전까지 연락이 필요합니다.

총무가 당일에 할 일은 무엇인가요

시작 전 좌석 순서 확인, 회계 방법 확인, 개회와 마무리 진행. 이 세 가지로 좁히면 나머지는 참가자에게 맡겨도 됩니다.

전화로는 어떻게 전하면 되나요

날짜, 인원의 폭, 시작 시각, 1인당 예산, 모임의 성격. 이 다섯 가지를 한 번에 말하면 이야기가 빠릅니다. 예를 들어 “다음 달 셋째 주 목요일, 19시부터 30명 안팎, 최소 26명에 최대 34명입니다. 1인 1만 엔대 초반으로 무제한 음료를 붙이고 싶습니다. 부서 환송영회입니다”와 같이 전하게 됩니다.

예약 및 문의

순서대로 움직이면 총무의 일은 전화 한 통에서 시작됩니다. Chura Shabu-tei 03-3573-5529(17:00~23:30 / 일요일·공휴일 휴무, 토요일은 완전 예약제). 코스와 가게 정보는 공식 사이트 https://churashabu.com/ 에서 확인할 수 있습니다.