宴會主辦人選店不失手｜銀座包場的預訂步驟
宴會主辦人的失敗，不是能力問題，而是步驟問題。正確的順序是：劃出日期的框、先把店暫訂下來、召集與會者、確定人數，共四個階段。像銀座8丁目的Chura Shabu-tei這樣包場20〜50人、坐席45人的店，即使人數還沒定下來，也能從洽詢開始。
主辦人的失敗，幾乎都出在順序錯了
第一次被指派當主辦人的人，多半從與會者問卷開始。問過所有人的時間，用多數決定日期，然後再找店。看起來很實在的步驟，其實最容易失敗。
理由很單純：日期定下來的時候，那一天有空的店已經不剩了。尤其超過20人的包場，能承接的店本身就有限。先把日期定死，選擇就不是依日期的方便，而是依剩餘空位的方便來決定了。
正確的順序是這樣。先由主辦人劃出兩三個候選日。接著拿這些日子去問店家有沒有空位，先暫訂下來。然後再向與會者發通知。照這個順序，通知出去的日子就一定辦得成。從與會者的角度看，只要回答參不參加一個已經定好的聚會，回覆也會更快。
還有一點，主辦人容易自己扛上的，是要讓所有人都滿意這個念頭。日期、店、料理都想迎合所有人的希望，就永遠定不下來。宴會不是用多數決做出來的，而是主辦人定好、與會者跟上。在通知裡加一行說明為什麼選那天、那家店，基本上不會有人反對。
用倒推時程來行動
從舉辦日倒推，把什麼時候做什麼先定下來。天數會隨聚會的規模前後浮動，但順序不會變。
| 時間點 | 要做的事 | 主辦人的要點 |
|---|---|---|
| 企劃開始時 | 定出2〜3個候選日 | 不要問與會者。先只把決策者和主角的時間定住 |
| 定完候選日之後立刻 | 打電話給店家，確認有無空位與能否包場 | 人數用區間講明。預算和聚會性質同時講明 |
| 暫訂之後 | 向與會者發通知，寫明回覆期限 | 寫上逾期缺席仍要收會費 |
| 回覆期限剛過 | 把人數告訴店家，確定套餐 | 無限暢飲的有無和時間長度在這裡定 |
| 舉辦前幾天 | 講明座位的希望、橋段、發票抬頭 | 有蛋糕或花束的話，在這個時間點商量 |
| 前一天 | 向與會者重發集合地點和時刻 | 除了地址，寫上最近的車站和樓層 |
| 當天 | 主辦人提前15分鐘到場 | 先和店家確認座位順序與結帳方式 |
這張表裡最重要的是第二行。定完候選日之後立刻打電話。這裡一慢，後面所有事都會往後挪。
把候補壓到3家的評估軸
店的候補可以無限列出，但能比較的數量有限。為了壓到三家，用以下四條軸來切。
1. 人數上限夠不夠
看最大可訂位人數。Chura Shabu-tei是坐席45人、包場20〜50人、套餐對應2〜45人。三個數字並排列出的店，能對應到什麼程度很明確，洽詢起來輕鬆。
2. 預算和目的合不合
先定會費上限再找，料理的品質就會被犧牲。反過來從體驗出發來定，會費又會跳上去。預算級距是10,000日圓〜14,999日圓這樣的店，比較容易對準1萬日圓級距的聚會。
3. 時間靈不靈活
是否配合2個半小時以上的宴會。營業時間和最後點餐是幾點。Chura Shabu-tei是17:00〜23:30，餐點的最後點餐是22:30，飲料是23:00。開始可能延後的聚會，這些數字就是判斷材料。
4. 地點對與會者友不友善
東京都中央區銀座8-5-21 川端大樓新館3F。從新橋站步行5分鐘，從銀座站步行7分鐘。有兩個車站可用，集合和散場都能分流。與會者的公司越分散，這個差別越大。
用這四條切下來，候補自然會剩三家以下。比較剩下的店時，最後要看的只有一件事：料理合不合這場聚會的目的。沖繩品牌豬的涮涮鍋加沖繩料理這個組合，在銀座的宴會上不常碰到。同一批人一年聚好幾次的場合，這份稀奇越發有用。
訂位確定之後要做的事
很多主辦人在訂到店的那一刻就放心了。可是決定當天品質的，是確定之後的收尾工作。
確定套餐。定下無限暢飲的有無和時間長度。沖繩下酒菜套餐是6,600日圓（含稅），附90分鐘無限暢飲為9,900日圓（含稅），附150分鐘為11,000日圓（含稅）。沖繩豬嚴選3種涮涮鍋套餐是9,350日圓（含稅），附90分鐘為12,650日圓（含稅），附150分鐘為13,750日圓（含稅）。無限暢飲的對象品項在訂位時確認。
座位的希望。講明主角和來賓的位置、有沒有初次見面的人。有附門的獨立包廂（2〜6人），需要另開一席就早點商量。
結帳的方式。VISA、Master、JCB、AMEX、Diners的信用卡都能用。發票的抬頭與品名事先講明，就能在收尾致詞的同時把帳結掉。
橋段的商量。可以配合慶祝與驚喜，事先打電話就能準備蛋糕（付費）或自行攜帶。連什麼時候端出來都定好。
常見問題
人數還沒確定也能訂位嗎
用區間講明就能洽詢。給出最少和最多，確定之後再聯絡一次，這樣比較實際。聯絡電話是03-3573-5529。
什麼時候訂位比較好
候選日定下來之後馬上。不必等與會者回話。尤其包場能承接的店有限，越早選擇越多。
取消和變更的條件是怎樣的
條件會隨人數和日期而變，所以在訂位時確認清楚。想訂週六時為完全預約制，需在3天前聯絡。
主辦人當天要做什麼
開始前確認座位順序、確認結帳方式、開場和收尾的進行。收在這三件上，其餘交給與會者就行。
打電話時該怎麼講
日期、人數的區間、開始時刻、每人的預算、聚會的性質。這5點一次講完，話就快了。例如「下個月第三個週四，19點開始30人左右，最少26人最多34人。每人1萬日圓出頭，想加無限暢飲。是部門的迎新送舊會」這樣的說法。
預約・洽詢
照步驟走的話，主辦人的工作就從一通電話開始。Chura Shabu-tei 03-3573-5529（17:00〜23:30／週日、國定假日公休，週六為完全預約制）。套餐和店家資訊可在官方網站 https://churashabu.com/ 確認。
